Comment synchroniser mes visites et réservations avec mon calendrier ?

À quoi sert la synchronisation calendrier ?

Lorsque vous connectez votre messagerie (Gmail, Outlook) à Neovenue, vous pouvez activer la synchronisation automatique pour que :

Vos visites de lieu apparaissent dans votre calendrier professionnel.
Vos réservations (issues de contrats acceptés) apparaissent également dans votre calendrier.

Chaque salle dispose de son propre sous-calendrier dans votre agenda, ce qui vous permet de filtrer facilement les événements par salle ou par type.

Exemples de sous-calendriers créés

Si vous avez deux salles « Salle Prestige » et « Terrasse », les sous-calendriers suivants seront créés :

VISITE - Salle Prestige (pour les visites)
VISITE - Terrasse (pour les visites)
RESERVATIONS - Salle Prestige (pour les réservations)
RESERVATIONS - Terrasse (pour les réservations)

Vous pouvez activer ou désactiver chacun de ces sous-calendriers directement dans votre application de calendrier (Google Calendar, Outlook).

Prérequis

Avant d'activer la synchronisation, vous devez avoir :

Connecté votre messagerie (Gmail ou Outlook) dans Paramètres → Intégrations.
Au moins une salle enregistrée dans Neovenue.

Activer la synchronisation des visites

Allez dans Paramètres → Intégrations.
Dans la section Email, repérez le bloc Synchroniser les visites de lieu avec le calendrier.
Activez le toggle.
Une fenêtre de confirmation apparaît :
- Elle indique le nombre de visites passées et à venir qui ne sont pas encore dans votre agenda.
- Cliquez sur Activer et synchroniser pour ajouter toutes les visites existantes à votre calendrier.
- Ou cliquez sur Activer sans synchroniser si vous souhaitez uniquement synchroniser les futures visites.
Si vous choisissez la synchronisation complète, une barre de progression affiche l'avancement.

Ce qui est synchronisé pour les visites

Titre : Visite - Nom du client
Lieu : Nom et adresse de la salle
Description : Informations du client (nom, email, téléphone), notes
Participant : Le client est ajouté comme invité (il reçoit une invitation calendrier)
Sous-calendrier : VISITE - Nom de la salle

Activer la synchronisation des réservations

Allez dans Paramètres → Intégrations.
Dans la section Email, repérez le bloc Synchroniser les réservations avec le calendrier.
Activez le toggle.
Même processus de confirmation que pour les visites.

[CAPTURE À AJOUTER] Capture d'écran : Les deux toggles (visites et réservations) activés dans la section Intégrations.

Ce qui est synchronisé pour les réservations

Titre : Type d'événement - Société (si existante) - Nom du client
- Exemple : Mariage - Dupont Jean
- Exemple : Séminaire - Acme Corp - Martin Sophie
Lieu : Nom et adresse de la salle
Description : Type d'événement, client, société, email, téléphone, nombre de personnes, services inclus avec quantités (sans prix), statut
Pas d'invitation envoyée : Le client n'est pas ajouté comme invité (contrairement aux visites)
Sous-calendrier : RESERVATIONS - Nom de la salle

Désactiver la synchronisation

Allez dans Paramètres → Intégrations.
Désactivez le toggle correspondant (visites ou réservations).
Une fenêtre de confirmation apparaît, listant les sous-calendriers qui seront supprimés.
Cliquez sur Désactiver et supprimer pour confirmer.

Attention : En désactivant, tous les événements et sous-calendriers créés seront supprimés de votre agenda connecté. Cette action est irréversible.

Filtrer les événements dans votre calendrier

Google Calendar

Dans le panneau de gauche, repérez la section Autres agendas.
Vous y verrez les sous-calendriers créés par Neovenue (ex. VISITE - Salle Prestige, RESERVATIONS - Terrasse).
Cliquez sur la case à cocher à côté de chaque sous-calendrier pour l'afficher ou le masquer.

Outlook

Dans le panneau de gauche, repérez vos calendriers.
Les sous-calendriers Neovenue apparaissent dans la liste.
Cochez ou décochez pour filtrer l'affichage.

Quand les événements sont-ils synchronisés ?

Action	Résultat dans le calendrier
Visite créée	Événement ajouté dans `VISITE - Nom de la salle`
Visite modifiée	Événement mis à jour
Visite supprimée	Événement supprimé
Visite annulée	Événement marqué `[ANNULÉ]`
Devis accepté (contrat créé)	Réservation ajoutée dans `RESERVATIONS - Nom de la salle`
Contrat annulé	Événement de réservation supprimé
Devis/contrat supprimé	Événement de réservation supprimé

À noter

La synchronisation est unidirectionnelle : de Neovenue vers votre calendrier. Les modifications faites directement dans Google Calendar ou Outlook ne sont pas répercutées dans Neovenue.
Les sous-calendriers sont créés automatiquement la première fois qu'un événement est synchronisé pour une salle donnée.
Si vous ajoutez une nouvelle salle, le sous-calendrier correspondant sera créé lors de la prochaine synchronisation d'un événement lié à cette salle.

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