À quoi sert la fusion de documents PDF ?
Lors de l’envoi d’un devis ou d’un contrat, vous pouvez vouloir joindre des annexes (règlement intérieur, plan des lieux, liste des prestations détaillées, etc.). La fonction de fusion permet d’assembler le PDF du devis (ou du contrat) avec un ou plusieurs autres PDF en un seul fichier. Le client reçoit ainsi un document unique au lieu de plusieurs pièces jointes.
Où configurer les documents à fusionner ?
Vous pouvez aller dans Paramètres → Devis, contrats et factures → onglet Paramètres généraux, ou accéder directement à : Paramètres → Documents (onglet Paramètres généraux).
Connectez-vous à Neovenue avec un compte ayant les droits de modification des paramètres.
Dans l’onglet Paramètres généraux, repérez le bloc Documents annexes (ou Annexes à fusionner, Documents joints). Vous y voyez la liste des fichiers PDF déjà enregistrés pour la fusion.
Vous pouvez :
Ajouter un document : cliquer sur Ajouter ou Téléverser, choisir un PDF, puis indiquer s’il doit être fusionné avec le devis, avec le contrat, ou les deux, et dans quel ordre (avant/après le document principal, ordre de fusion).
Modifier l’ordre ou les options (fusion à la création du devis, à la création du contrat) pour chaque annexe ;
Supprimer une annexe de la liste si elle n’est plus utilisée.
Comportement à la génération du PDF
Lorsque vous générez le PDF d’un devis (ou d’un contrat), Neovenue peut automatiquement fusionner les annexes configurées selon les options (ex. « Fusionner à la création du devis »). Le fichier téléchargé ou envoyé est alors le devis + annexes (ou contrat + annexes) en un seul PDF.
L’ordre des annexes est défini par le paramètre ordre de fusion (ou ordre d’affichage dans la liste) ; le document principal (devis ou contrat) est en général en premier, suivi des annexes dans l’ordre choisi.
Si vous gérez plusieurs salles, vous pouvez définir la ou les salles pour lesquelles chaque document sera fusionné : l’annexe ne sera alors fusionnée qu’aux devis/contrats concernant ces salles.
Vous pouvez aussi restreindre chaque annexe à certains types d’événement (Mariage, Séminaire, etc.) : elle ne sera alors jointe qu’aux e-mails dont le devis ou le contrat correspond à l’un de ces types. Voir l’article Comment restreindre un document annexe à certains types d’événement ? pour le détail.
À noter
Les fichiers à fusionner doivent être au format PDF. Si vous avez un document dans un autre format (Word, image), convertissez-le d’abord en PDF.
Les annexes sont souvent communes à tous les devis/contrats (ex. règlement intérieur). Pour des annexes spécifiques à un seul dossier, vous pouvez les joindre manuellement à l’e-mail d’envoi au lieu de les fusionner automatiquement.
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