À quoi sert le dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie est une somme que le client verse en garantie (souvent en début de contrat ou avant la prestation). Elle peut être restituée en totalité à la fin si tout est conforme, ou partiellement retenue en cas de dégâts, de non-respect du contrat, etc. Neovenue permet de configurer le contrat pour indiquer qu’il nécessite un dépôt de garantie, de saisir le dépôt reçu (montant et moyen de paiement), puis de gérer la restitution (tout rendre ou retenir une partie).
Configurer le contrat pour indiquer qu’il nécessite un dépôt de garantie
Vous pouvez configurer le contrat pour indiquer qu’il nécessite un dépôt de garantie : lors de la création ou de la modification du contrat, activez l’option ou renseignez le champ Dépôt de garantie (ex. montant attendu, case à cocher « Ce contrat nécessite un dépôt de garantie »). Une fois configuré, le dépôt de garantie apparaît comme attendu pour ce contrat.
Widget du tableau de bord : un widget dans le tableau de bord liste les dépôts de garantie qui ont été configurés comme attendus pour le contrat mais pas encore saisis dans le contrat — par exemple vous avez indiqué que le contrat nécessite un dépôt de garantie, mais vous n’avez pas encore enregistré que le client a déposé sa garantie. Ce widget vous permet de voir en un coup d’œil les contrats pour lesquels le dépôt est attendu et non encore renseigné.
Saisir le dépôt de garantie dans le contrat
Ouvrez le contrat concerné.
Allez dans la section Dépôt de garantie (ou Paiements, Garantie selon l’interface).
Cliquez sur Ajouter un dépôt de garantie (ou Saisir le dépôt, Enregistrer le dépôt).
Saisissez le montant du dépôt et choisissez le moyen de paiement (espèces, chèque, virement, carte, etc.).
Enregistrez. Le dépôt est enregistré sur le contrat et n’apparaît plus dans le widget des dépôts « attendus mais non saisis » du tableau de bord.
Rendre le dépôt de garantie : tout retourner ou retenir une partie
Une fois le dépôt saisi et que la prestation est terminée (ou selon votre processus), vous pouvez gérer la restitution du dépôt de garantie :
Tout retourner : indiquez que vous rendez l’intégralité du dépôt au client. Le montant est marqué comme restitué.
Retenir une partie : indiquez que vous retenez tout ou partie du dépôt (ex. pour couvrir des dégâts, des frais). Vous saisissez le montant retenu et éventuellement le motif ; le reste est à retourner au client.
Les options se trouvent en général dans la section Dépôt de garantie du contrat (bouton Rendre le dépôt, Restituer, ou Retenir une partie). Selon le choix, les montants (reste à rendre, montant retenu) sont enregistrés et peuvent apparaître dans la liste des paiements ou mouvements du contrat.
À noter
Le widget du tableau de bord ne liste que les contrats pour lesquels un dépôt de garantie a été configuré comme attendu mais pas encore saisi ; une fois le dépôt enregistré dans le contrat, il disparaît de cette liste.
La restitution (tout retourner ou retenir une partie) est enregistrée sur le contrat pour garder une trace comptable et contractuelle.
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