Principe : Yousign, prestataire agréé
La signature électronique des contrats Neovenue est assurée par Yousign, prestataire agréé au niveau européen (eIDAS). Les documents signés ont une valeur juridique et sont conservés conformément à la réglementation. Yousign conserve les documents pendant 5 ans légalement ; vous disposez également d’une copie dans l’espace du contrat (fiche contrat, documents associés).
Prérequis : e-mail ou numéro de téléphone du client
Pour que la signature électronique puisse être envoyée et réalisée, le client doit avoir au moins un e-mail ou un numéro de téléphone renseigné dans sa fiche. C’est par l’un de ces canaux que le lien de signature lui sera envoyé. Vérifiez la fiche client avant d’envoyer le contrat en signature.
Préremplissage depuis la fiche client : les informations du contrat (nom du client, e-mail, téléphone, adresse, etc.) sont préremplies automatiquement depuis la fiche client associée au contrat. Assurez-vous que la fiche client est à jour pour éviter les erreurs sur le document envoyé.
Lancer la signature électronique : cliquer sur « Faire signer électroniquement »
Ouvrez le contrat concerné.
Cliquez sur Faire signer électroniquement (bouton d’action sur la fiche contrat).
Une fenêtre s’affiche pour configurer l’envoi en signature.
Cas du client en couple : si le client est enregistré comme couple (deux personnes sur la fiche), la fenêtre vous demandera qui sont les signataires : les 2 personnes du couple, uniquement la 1ère ou uniquement la 2e. Choisissez selon le cas (les deux signent = 2 signatures consommées pour les clients).
Dans cette fenêtre, vous pouvez aussi renseigner une date limite de signature : au-delà de cette date, le lien de signature ne sera plus valide (option selon la version).
Lors de la confirmation de l’envoi, le nombre de signatures restantes (votre quota) est affiché : vous pouvez vérifier que vous avez assez de signatures avant de valider.
Validez l’envoi. Le contrat est envoyé aux signataires par e-mail (ou SMS selon configuration). Le statut du contrat passe à Envoyé pour signature.
Signature du gestionnaire : une étape en plus ou une signature pré-enregistrée
Si le gestionnaire doit signer (vous ou le gestionnaire du lieu) : une étape supplémentaire vous sera proposée pour vérifier vos informations (nom, e-mail) avant d’envoyer le document. Le gestionnaire du lieu peut signer directement sans avoir à valider son téléphone électroniquement dans ce flux.
Économiser une signature : dans les paramètres généraux du contrat (Paramètres → Devis, contrats et factures → onglet Contrat), vous pouvez enregistrer une signature (manuscrite pré-enregistrée) qui sera apposée automatiquement sur tous les contrats envoyés en signature électronique. Dans ce cas, vous n’avez pas à signer électroniquement : seul le client signe, ce qui économise 1 signature sur votre forfait. Voir l’article « Comment ajouter une signature sur les contrats de façon automatique ? ».
Coûts : 1 signataire = 1 signature
Chaque signataire qui signe électroniquement compte pour 1 signature dans votre forfait Neovenue (quota Yousign). Exemples :
1 gestionnaire + 1 client = 2 signatures.
1 gestionnaire + 2 clients (couple) = 3 signatures si les deux membres du couple signent.
Si vous avez activé la signature pré-enregistrée du gestionnaire, celui-ci ne compte pas : 1 client = 1 signature.
Pour recharger des signatures (acheter des signatures supplémentaires), il faut aller dans la section Abonnement : Paramètres → Abonnement. Depuis cette page, cliquez sur Gérer mon abonnement pour accéder à l’achat de signatures. Voir aussi l’article « Comment acheter des signatures électroniques supplémentaires ? ».
Suivi : bloc d’état d’avancement et statuts
Une fois la signature envoyée, un bloc apparaît dans le contrat avec l’état d’avancement de la signature électronique :
Statut « Envoyé pour signature » : le contrat a été envoyé aux signataires ; en attente des signatures.
Statut « Signé électroniquement » : toutes les parties ont signé. Le processus est terminé.
Dès que toutes les parties prenantes ont signé, le statut passe à Signé électroniquement. Tous les signataires (y compris le gestionnaire s’il a signé électroniquement) reçoivent un lien Yousign vers le contrat signé (PDF avec preuves de signature). Vous avez aussi une copie dans l’espace du contrat ; Yousign conserve les documents pendant 5 ans conformément aux obligations légales.
Récapitulatif des signatures en bas du contrat
En bas de la fiche contrat, un récapitulatif de toutes les signatures électroniques (envoyées et signées) est affiché : historique des envois, statut de chaque procédure, lien vers le document signé. Vous pouvez ainsi voir d’un coup d’œil les contrats envoyés en signature et ceux déjà signés.
Annuler une signature envoyée (pas encore signée par toutes les parties)
Si vous avez envoyé un contrat en signature mais qu’aucune ou pas toutes les parties n’ont encore signé, vous pouvez annuler la procédure de signature. Pour cela, recliquez sur « Faire signer électroniquement » sur le contrat : une option vous permet d’annuler l’envoi en cours (ou de relancer un nouvel envoi selon l’interface). Une fois toutes les parties ayant signé, l’annulation n’est plus possible ; le document est définitif.
À noter
Vérifiez toujours que la fiche client contient un e-mail ou un téléphone avant d’envoyer en signature.
La date limite de signature (si renseignée) permet d’éviter que le lien reste ouvert indéfiniment ; après cette date, les signataires devront éventuellement recevoir un nouvel envoi.
Pour économiser des signatures, utilisez la signature pré-enregistrée du gestionnaire dans Paramètres → Contrat (voir article dédié).
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